Análisis y Diseño de Sistemas
Indice
1.
Introducción
2.
Requerimientos del sistema
3.
Requerimientos De Entrada
4.
Requerimientos De Salida
5.
Requerimientos de almacenamiento
6.
Conclusion
7.
Bibliografía
En la actualidad para muchas organizaciones,
los sistemas de información basados en computadoras son el corazón
de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de
decisiones, las empresas
consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas
de información cuando deciden ingresar o no en nuevos mercados
o cuando planean la respuesta que darán a la competencia.
Los Sistemas de Información por computadora normalmente están integrados por muchos
componentes. En la mayor parte de los casos, es difícil para los analistas
entender todos estos componentes aún mismo tiempo;
por lo tanto los investigadores tienen que comenzar con preguntas de tipo
general con relación al propósito del sistema
sus entradas y salidas de los procesos incluidos.
En los grandes proyectos de sistema varios analistas llevan a cabo una investigación
en forma seccionada que la distribuyen entre ellos mismos, de manera que cada
uno pueda trabajar en forma independiente.
Existen dos estrategias
ampliamente utilizadas para determinar los requerimientos de información. Se
clasifican en dos tipos:
1. - Flujo de Datos.
2. - Estrategias de Análisis de Decisión para el Conocimiento para los Sistema de
Información.
Estrategia del Flujo de Datos
Cuando se siguen un flujo a través de los procesos de negocio, que es el
propósito del análisis del flujo de datos, le indica a los analistas una gran
cantidad de datos sobre como se esta llevando a cabo los objetivos de la compañía. Al manejar las transacciones y
completar las tareas, los datos de entrada se procesan, almacenan, consultan,
utiliza, modifica y se emiten.
El análisis de flujo de datos que muestra
el estudio y el uso de cada actividad, documenta los hallazgos en los diagramas de flujo de datos.
Estrategia del Análisis de Decisiones
La estrategia del análisis de decisiones es un complemento del
análisis del flujo de datos. Esta estrategia realza el estudio de los objetivos
de una operación y de las decisiones que deben realizarse para cumplir con los
objetivos.
Las decisiones se presentan tanto en los niveles operativos como en los de alto
nivel gerencial, las estrategia de análisis de decisión con frecuencia utiliza
por parte de alta gerencia para desarrollar la toma de decisiones.
La alternativa que selecciona los gerentes responsables en la toma de
decisiones, en cuanto a una estrategia de precios entre un conjunto de alternativas, se maneja de forma
diferente a la la opción que toman un supervisor de departamento para aceptar o
rechazar pedidos.
La decisión de rechazar pedidos generalmente ocurre con mas frecuencia, de
manera que las condiciones y acciones normalmente se conocen como un aspecto importante.
Etapas en la Estrategia del Análisis del
Flujo de Datos
1. - Estudiar las operaciones y procesos en marcha.
2. - Identificar cómo se procesan los datos al manejar transacciones y terminar
las tareas.
3. - Seguir el flujo de datos:
* Proceso
* Almacenamiento
* Recuperación
* Salida
4. - Añadir gradualmente detalles a los niveles inferiores.
Etapas en la Estrategia del Análisis de
Decisión
1. -Estudiar los objetivos y decisiones necesarias.
2. - Desarrollar un modelo del proceso de decisión.
3. - Probar el modelo con datos de prueba.
4. - Identificar los requerimientos del proceso para los datos.
Es el enlace que une al sistema de
información con el mundo y sus usuarios, en esta existen aspectos generales que
todos los analistas deben tener en cuenta estos son:
·
Objetivos
del Diseño de Entrada.
·
Captura
de Datos para la Entrada.
Objetivo del Diseño de Entrada
Consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos
para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para
poner los datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento así
como la entrada de los datos se logra al instruir a la computadora para que lea ya sea documentos
escritos, impresos ó por personas que los escriben directamente al sistema.
Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a
enviar los retrasos, controlar los errores y mantener la sencillez de los pasos
necesarios, estos son:
·
Control
de la Calidad de Entrada
·
Evitar
los Retrasos
·
Evitar
los errores en los datos
·
Evitar
los pasos adicionales
·
Mantener
la Sencillez del Proceso
Control de la Calidad de Entrada:
Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe controlar la
cantidad de datos en la entrada:
- Las Operaciones de preparación y entrada dependen de las personas dado que
los costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso
de los datos también lo son.
- La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho mas tiempo que
el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.
Evitar los Retrasos:
También conocido con el nombre de cuello de botella son siempre uno de los
objetivos que el analista evita al diseñar la entrada, una forma de evitarle es
utilizar los documentos de retorno.
Evitar los errores en los datos:
La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre mas pequeña
sea esta menores serán las oportunidades para cometer errores. Es común
encontrar en las operaciones de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de
entrada de datos.
Evitar los Pasos Adicionales:
Algunas veces el volumen
de transacciones y la cantidad de datos en preparación es algo que no se puede
controlar por ello el analista experimentado, evitara diseños para la entrada
que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya sea añadir o quitar pasos
cuando se alimenta un proceso muchas veces al transcurso de un día.
Mantener la sencillez del Proceso:
El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo
tiempo proporcionarán métodos
para el control de los errores, la simplicidad funciona y es aceptada
por cualquier usuario. Cuesta trabajo que los usuarios acepten sistemas
complejos o confusos y que no exista ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo y que domine.
Captura de Datos para la Entrada:
En una transacción existen datos importantes y otros que no, el analista debe
saber cuales utilizará y cuales en realidad deben formar la entrada. Existen
dos tipos de datos:
·
datos variables
·
datos
de identificación
Datos Variables:
Son aquellos que cambian para cada transacción o toman de decisión.
Datos de Identificación:
Estos son los que identifican en forma única el artículo que esta siendo
procesado.
Niveles de diseño
El diseño de sistema se representa a través de dos fases: el diseño lógico y el
diseño físico.
Cuando los analistas formulan un diseño lógico; escriben las especificaciones
detalladas del nuevo sistema; esto es, describen sus características:
las salidas, entradas, archivos
y bases de datos y procedimientos; todos de manera que cubran
los requerimientos del proyecto.
El diseño lógico de un sistema de información es como el plano de un ingeniero
para armar un automóvil: muestra las características principales(motor,
transmisión y área para los pasajeros)y como se relacionan unas con otras(donde
se conectan entre sí los componentes del sistema, o por ejemplo, cuan separadas
están las puertas.
Los informes y la producción del analista son los componentes de todo el
mecanismo que emplea el ingeniero. Los datos y procedimientos se ligan y
entonces se produce un sistema que trabaje.
El diseño lógico también especifica las formas de entrada y las descripciones
de las pantallas de todas las transacciones y archivos a fin de mantener los
datos de inventario, los detalles de las transacciones y los datos del
proveedor. Las especificaciones de los procedimientos describen métodos para
introducir los datos, corridas de informes copiados de archivos y detección de problemas.
El diseño físico, actividad que sigue el diseño lógico, produce programas
de software,
archivos y un sistema en marcha, las especificaciones del diseño indican a los
programadores que debe hacer el sistema. Los programadores a su vez escriben
los programas que aceptan entradas por parte de los usuarios, procesan los
datos, producen los informes y almacenan estos datos en los archivos.
Utilización de los Datos de Requerimientos:
El alcance del diseño de sistemas se guía por el marco de referencia para el
nuevo sistema desarrollado durante el análisis. Los datos de los
requerimientos, recopilados durante la investigación, conforman las actividades
y componentes del sistema. Los analistas formulan un diseño lógico que apoya
los procesos y decisiones, los contenidos del sistema pueden cambiar como
resultado de un nuevo diseño.
El diseño lógico va de arriba hacia abajo, como lo hizo la determinación de
requerimientos.
En primer lugar se identifican las características generales, como informes y
entradas; en el diseño de la salida por ejemplo, los analistas deben conocer la
longitud de campo de un dato especifico para establecer cuanto espacio dejar en
la información, en la pantalla de despliegue visual o archivo.
Participación de los Usuarios:
Los gerentes y usuarios del sistema también poseen un papel importante en le diseño del sistema; no es solamente el
proyecto del analista. Durante el diseño, a algunos se les pide que revisen los
borradores de los informes, que examinen los formatos de entrada y que ayuden
en la escritura de los procedimientos para decirles a otras personas
como utilizar el sistema en forma apropiada.
La participación del usuario proporciona al analista una retroalimentación importante conforme avanza en el diseño;
además asegura a los usuarios tengan un conocimiento no técnico de lo realizara o no el nuevo sistema.
Esta visión general del diseño de sistemas subraya los aspectos de diseño que
se verán mas adelante en el diseño de la salida de sistema.
Prototipo de Sistemas:
Los requerimientos del sistema y las especificaciones de diseño se establecen
con claridad y son muy bien entendidas, y los analistas tienen la experiencia
para convertir los requerimientos en un sistema eficiente y que trabaje bien.
Los prototipos de sistemas pueden desarrollarse para proporcionar la
información necesaria y producir un sistema adecuado.
Razones para Desarrollar Prototipos de
Sistemas:
A pesar de los mejores esfuerzos de los analistas de sistemas, las necesidades
de información no siempre se establecen correctamente. Esto puede ocurrir por
dos razones:
Los usuarios pueden saber solo lo que necesitan mejorar el sistema en ciertas
áreas del negocio, o que deben modificar los procedimientos existentes; por
otro lado, conocer que mejor información para administrar ciertas actividades.
Métodos para el Desarrollo de Prototipos:
Los sistemas de prototipo se pueden desarrollar utilizando lenguajes de
programación y métodos convencionales. El procesamiento y los
controles de entrada pueden faltar y la documentación del sistema normalmente falta en su totalidad.
La clave esta en las pruebas de las ideas y en proporcionar suposiciones sobre los
requerimientos, no tanto en la eficiencia
del sistema o en exactitud o perfección. En algunos casos cuando el sistema se
utiliza en forma muy frecuente en la formulación de La forma en que sé esta
llevando a cabo el diseño de salida del sistema.
Diseño de la Salida de Sistemas:
A menudo, para los usuarios la característica más importante de un sistema de
información es la salida que produce. Si la salida no es de calidad, se pueden
convencer de que todo el sistema es tan innecesario que eviten su utilización
y, por lo tanto, posiblemente ocasionen errores y que el sistema falle.
Diseño Lógico de la Salida:
Él termina "salida" se aplica a cualquier información producida
por un sistema, ya sea impresa, desplegada o verbal. Cuando los analistas
diseñan la salida, seleccionan métodos para representar la información y crean
documentos, informes u otros formatos que contienen información producida por
el sistema.
Los métodos de salida varían a lo largo de los sistemas. Para algunos, como un informe
de inventarios de la cantidad de mercancía, el sistema del computador, bajo el control del programa,
nada mas consulta los datos que se tienen a mano en el almacenamiento,
y los ensambla en una forma que sea presentable. Otra salida puede requerir
procesamiento sustancial, antes de que este disponible para utilizarlo.
Los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o presentar su salida en
forma audible. La salida impresa puede utilizar papel en blanco o formas
preimpresas, la salida visual puede utilizar una o múltiples pantallas para
desplegar información.
Selección de los Métodos de Salida
Los sistemas de información ya sean que se desarrollen sobre sistemas pequeños
de escritorio o sobre grandes sistemas, utilizan 3 métodos principales para la
salida los cuales se clasifican en:
·
Impresión
·
Pantalla
·
Despliegue
y audio
Salida Impresa
Este tipo de salida es la que se encarga de producir grandes volúmenes de
informes impresos, sin embargo la decisión de utilizar salida impresa no debe
ser automática, debe haber alguna razón como la necesidad de enviar a un cliente
o proveedor un documento por correo, tener un registro
impreso de los datos o circular una cantidad de información a diferentes
personas en forma simultanea. Un informe bien diseñado puede reemplazar a otro
elaborados pobremente, proporcionando detalles innecesarios la cual no ayuda
nada. Las opciones de salida impresa más comunes en las empresas son en papel,
informe filmados, formas especiales y formas para enviar por correo.
Objetivos de la Salida
·
Expresar
la Información Relacionada con Actividades Pasadas, Estado Actual o Proyecciones para el Futuro.
·
Señalar
Eventos
Importantes, Oportunidades, Problemas ó Advertencia.
·
Iniciar
una Acción
·
Confirmar
una Acción.
El objetivo principal durante el diseño de salida de la
computadora es la información que será presentada a las personas, puede
afirmarse que la salida de la computadora es para las personas, es por esto que
no se aborda la forma en que los datos se mueven entre los procesos o entre los
almacenamientos de datos.
Tipos de salida
La Salida del Sistema Puede Ser:
·
un
reporte
·
un
documento
·
un
mensaje
de acuerdo con las circunstancias y los
contenidos, la salida puede ser impresa o presentada en una pantalla, el
contenido de la pantalla tiene su origen en las siguientes fuentes:
·
Recuperación
de un Dispositivo de Almacenamiento.
·
Transmisión
desde un Proceso o Actividad del Sistema.
·
Directamente
desde una Fuente de Entrada.
5. Requerimientos de
almacenamiento
La memoria
de la computadora (RAM)
es un lugar provisional de almacenamiento para los archivos que usted usa. La
mayoría de la información guardada en la RAM se borra cuando se apaga la
computadora. Por lo tanto, su computadora necesita formas permanentes de
almacenamiento para guardar y recuperar programas de software y archivos de
datos que desee usar a diario. Los dispositivos de
almacenamiento (también denominados unidades) fueron desarrollados
para satisfacer esta necesidad.
Los siguientes constituyen los tipos más
comunes de dispositivos de almacenamiento:
Unidades de:
·
Disco
duro
·
Disquete
·
Compresión
ZIP
·
CD
·
DVD
Disco Duro
El disco duro es el sistema de almacenamiento más importante de
su computador y en el se guardan los archivos de los programas - como los
sistemas operativo D.O.S. o Windows 95,
las hojas de cálculo (Excel, Qpro, Lotus) los procesadores de texto (Word, WordPerefct, Word Star, Word Pro), los juegos (Doom, Wolf, Mortal Kombat) - y los archivos de cartas
y otros documentos que usted produce.
Un Disco Duro en Buen Estado
Existen varias cosas que usted puede realizar para prevenir que la computadora
le devuelve mensajes de error molestos. A continuación encontrará una lista de
programas diferentes disponibles para asegurarse de que la unidad de disco duro
se mantenga saludable y funcionando a plena capacidad. (Están disponibles estos
programas de ejemplo a través de Windows 95. Usted puede comprar otros programas para realizar
las mismas tareas; simplemente hay que hablar con un distribuidor local de
software para la computadora.)
Utilidad de Desfragmentación de Disco
Al transcurrir el tiempo, es posible que los archivos se vuelvan
fragmentados porque se almacenan en posiciones diferentes en el disco. Los
archivos estarán completos cuando los abra, pero la computadora lleva más
tiempo al leer y escribir en el disco. Están disponibles programas de
desfragmentación que corrigen esto. Para obtener acceso al programa de
desfragmentación de disco bajo Windows 95, haga clic en Inicio. Ilumine
Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema.
Haga clic en Utilidad de Desfragmentación de Disco.
Compresión de Datos
Usted puede obtener espacio libre en la unidad de disco duro o en disquetes al
comprimir los datos que están almacenados en éstos. En Windows 95, haga clic en
Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga clic en DriveSpace.
Detección de Daños
Si experimenta problemas con los archivos, tal vez quiera averiguar si existen
daños en el disco. ScanDisk de Windows 95 verifica los archivos y las carpetas
para encontrar errores de datos y también puede verificar la superficie física
del disco. Para ejecutar ScanDisk, haga clic en Inicio. Ilumine
Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema.
Haga clic en ScanDisk. Además, es posible que la unidad de disco duro
puede estar 'infectada' con un virus,
si ha transferido los archivos o datos de otra computadora. Existen varios
programas de detección y limpieza de virus que están disponibles para usted.
Simplemente hay que pedirlos del distribuidor local de software para
computadoras.
Respaldo
Si la unidad de disco duro se descompone o si los archivos se dañan o se
sobrescriben accidentalmente, es una buena idea contar con una copia de
respaldo de los datos de la unidad de disco duro. Están disponibles varios
programas de respaldo de uso con cintas, disquetes y aun con los medios desmontables. A menudo, la computadora tendrá una
utilidad de respaldo ya instalada.
Unidad de Disquete y CD
Puede obtener acceso a la unidad de CD y la unidad de disquetes desde el panel frontal de la
computadora. La unidad de CD consiste en un dispositivo de 5,25 pulgadas con
una ranura cubierta o con una bandeja deslizable, un botón de carga / expulsión
y un indicador de actividad luminoso. La unidad de disquetes consiste en un
dispositivo de 3,5 pulgadas con una ranura cubierta, un botón de expulsión y un
indicador de actividad luminoso.
Escritura |
Lectura |
Nombre |
Tipos |
Por grabación magnética de pistas concéntricas mediante una cabeza constituida por un electroimán. |
Por censado mediante la misma cabeza que escribió actuando en forma inversa |
Disco magnético (para lectura y escritura) |
Disco rígido, disquete, Zip, Jazz, Bernouilli Floptical. |
Por modelado de hoyos formando una pista en espiral, por inyección de plástico en un molde metálico (producción masiva de CDs) |
Censado por rayo láser de la longitud de los hoyos grabados y de la distancia que separa dos hoyos sucesivos |
CD-ROM (sólo lectura) |
DVD-ROM (sólo lectura) |
Por efecto térmico de un rayo láser se modifica la transparencia de porciones de una pista en espiral, en una capa de material orgánico |
Censado por rayo láser de la longitud de las porciones transparentes y las no transparentes de la espiral grabada |
CD-R (Sólo lectura) |
|
Por grabación magnética auxiliada por acción térmica de una rayo láser de potencia |
Censado de campos magnéticos en las pistas por su efecto en un rayo láser |
MO (lectura y escritura) |
|
Por efecto térmico de un rayo láser de potencia se modifica el estado cristalino de un material |
Censado por rayo láser del estado cristalino del material de las pistas |
CD-RW ó E (para lectura y escritura) |
DVD-RAM, PD |
6. Conclusión
La función
del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o
desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Para
conseguir este objetivo, un Sistema basado en computadoras hace uso de seis (6)
elementos fundamentales:
√
Software, que son Programas de
computadora, con estructuras de datos y su documentación que hacen efectiva la logística metodología
o controles de requerimientos del Programa.
√
Hardware,
dispositivos electrónicos y electromecánicos, que proporcionan capacidad de
cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores,
maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan una función externa
dentro de los Sistemas.
√
Personal,
son los operadores o usuarios directos de las herramientas del Sistema.
√
Base de Datos,
una gran colección de informaciones organizadas y enlazadas al Sistema a las
que se accede por medio del Software.
√
Documentación, Manuales,
formularios,
y otra información descriptiva que detalla o da instrucciones sobre el empleo y operación del Programa.
√
Procedimientos, o pasos
que definen el uso especifico de cada uno de los elementos o componentes del
Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.
JAMES A SENN, Análisis y Diseño de Sistema
de Información, Mc Graw Hill, Enero 1990
JAMES A. SENN, Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Segunda Edición,
Mc Graw Hill, Abril 2000.
http://www.monografias.com
Trabajo enviado por:
Kenyiro Rivas Yonekura
kenyiro_ry@LatinMail.com
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