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Análisis y diseño de sistemas

Recolección de datos

Análisis

 

El analista debe recolectar información para conocer la situación de la empresa, luego deberá modelar el sistema usando diagramas y otras herramientas. Dijimos en la unidad anterior que el análisis de sistemas se divide en tres etapas: entender el sistema vigente, identificar las mejorías del sistema, y desarrollar un concepto de sistema nuevo. Pues bien, para hacer cualquiera de estas tres etapas, el analista debe primero recopilar suficiente información para comprender el proceso actual de la empresa y las necesidades del nuevo sistema. En esta unidad desarrollaremos cinco técnicas de recolección de datos y discutiremos cómo utilizarlas.

 

Cuando la población a estudiar es muy grande hay que utilizar la técnica estadística del muestreo mediante el cual se selecciona una muestra representativa de una población.

 

La entrevista

 

La entrevista es la técnica que más se utiliza para recopilar información. En términos generales, la entrevista se conduce de uno a uno, pero a veces se requiere entrevistar a varias personas al mismo tiempo. La entrevista debe entenderse como una forma de conversación, no de interrogación para obtener información. La información a obtener puede ser cuantitativa (información objetiva) y cualitativa (información subjetiva: opiniones, comentarios, problemas, ideas…).

La entrevista puede ser estructurada y no estructurada. La entrevista estructurada consiste en pregustas preestablecidas diseñadas por el analista donde el entrevistador no puede incluir nuevas preguntas durante el proceso de la entrevista. La entrevista no estructurada permite al entrevistador incluir preguntas no planeadas que le permitan indagar libremente en el entrevistado aspectos relevantes para el estudio.

 

Hay cinco etapas básicas para el proceso de la entrevista: Selección de los entrevistados, diseño de las preguntas para la entrevista, preparación para la entrevista, conducción de la entrevista, y seguimiento a la entrevista.

 

Selección de los entrevistados

 

Primero se prepara una hoja de entrevistas que enlista a todas las personas a ser entrevistadas, cuándo y el propósito. Las personas que aparecen en la hoja de entrevistas deben ser seleccionadas en base de la información necesitada por el analista. Generalmente el analista examina el plan de análisis e identifica la información que necesita para apoyar el plan.

 

Ejemplo de una hoja de entrevistas

Nombre

Posición

Propósito entrevista

Fecha reunión

- - - -

Director contabilidad

Visión estratégica para el nuevo sistema de contabilidad

 

 

- - - -

Administrador, Recibidor

Problemas actuales con el proceso de recibo; metas futuras

 

 

- - - -

Administrador, Pagador

Problemas actuales con el proceso de pago; futuras metas

 

 

Diseño de las preguntas

 

Hay tres clases de preguntas de una entrevista: preguntas cerradas, abiertas e indagadoras. Las preguntas cerradas requieren una respuesta específica. Se utilizan cuando el analista busca una información precisa (ej. ¿Cuántas tarjetas de crédito se procesan diariamente?). Las preguntas cerradas van al grano. Las preguntas abiertas son similares a las preguntas de un ensayo. Se diseñan para obtener información abundante y rica. Muchas veces la información que elige el entrevistado es más importante que las respuestas.  Las preguntas indagadoras se hacen en función de aprender más, y suelen hacerse cuando el entrevistador no tiene claro la respuesta del entrevistado. Estas preguntas amplían o confirman la información de una respuesta previa.

 

Ejemplo de una hoja de entrevistas

Tipos de preguntas

Ejemplos

Preguntas cerradas

¿Cuántas órdenes se reciben diariamente por teléfono?

¿Cómo ordenan los clientes?

Preguntas abiertas

¿Qué piensas del nuevo sistema?

¿Cuáles son algunos de los problemas con los que te enfrentas diariamente?

¿Cómo decides el tipo de campaña de mercadeo?

 

Preguntas indagadoras

¿Por qué?

¿Puedes darme algún ejemplo?

¿Puedes explicarme con mayor detalle?

 

Preparación de la entrevista

 

Hay que tener un plan general de la entrevista que enumere las preguntas a hacer en un orden apropiado, que anticipe posibles respuestas y cómo reaccionar a las mismas.

 

Conducción de la entrevista

 

Cuando se inicia la entrevista, la primer meta es levantar la confianza con el entrevistado de tal forma que el entrevistado se sienta confiado y seguro al contestar las preguntas. El conductor de la entrevista debe comportarse como profesional y como una persona que busca información de manera independiente. La entrevista empezará con una explicación de porqué está ahí y porqué eligió entrevistar a la persona, luego moverse  a hacer las preguntas planificadas.

 

Si en el proceso de la entrevista no se entiende algo, hay que preguntar. También conviene separar los hechos de las opiniones. El entrevistado puede decir “procesamos demasiadas solicitudes de tarjetas de crédito” (esto es una opinión), pero a partir de esta opinión se puede llegar a un hecho: “¿Cuántas procesan?”.

 

Seguimiento

 

Finalizada la entrevista, es necesario preparar un informe de la entrevista. Este informe contiene notas e información recogida durante el curso de la entrevista.

 

INFORME DE LA ENTREVISTA

 

Notas de la entrevista aprobadas por: __________________________________

 

 

Persona entrevistada:

Entrevistador:

Fecha:

Propósito principal:

 

 

 

 

 

Resumen de la entrevista:

 

 

 

Ítems abiertos:

 

 

 

 

Notas detalladas:

 

 

 

 

 

 

 

 

JAD (Joint Application Design)

 

Joint Application Design es una técnica de recopilación de información que permite al equipo del proyecto, usuarios y administradores trabajar juntos para identificar demandas y requerimientos para el sistema. JAD es un proceso estructurado en el que 10 0 20 usuarios se reúnen juntos bajo la dirección de un facilitador con destrezas en JAD. El facilitador no provee ideas u opiniones sobre los tópicos en discusión, permanece neutral durante la sesión. El facilitador debe ser un experto en técnicas de proceso de grupo y en análisis y diseño de sistermas.

 

Cuestionario

 

El cuestionario está formado por una serie de preguntas planteadas para que sean respondidas por un grupo de personas.

 

El cuestionario suele usarse cuando la población de la que se necesita información y opinión es demasiado grande o cuando no hay otra forma de llegar a los usuarios, por ejemplo cuando están geográficamente distantes.

 

Etapas

 

Seleccionar a los participantes

 

La primera etapa es seleccionar a los individuos a los que hay que enviar el cuestionario. Lo común es seleccionar una muestra representativa de la población.

 

Diseñar el cuestionario

 

El desarrollo de buenas preguntas es más importante para el cuestionario que para la entrevista y las sesiones del JAD porque la información del cuestionario no se puede clarificar inmediatamente. Las preguntas y el cuestionario debe estar escrito muy claro y evitar las malas interpretaciones. Las preguntas de opinión (ej.: “Los problemas de la red son comunes”) puede hacerse abiertas, mientras que las preguntas de hechos deben ser cerradas (ej.: “¿Con qué frecuencia ocurren los problemas de la red: una en una hora, una vez al día, una vez a la semana?”).

 

Administrar el cuestionario

 

La administración del cuestionario conlleva hacer llegar el mismo a las personas seleccionadas y recibir de ellas las respuestas. El éxito de esta actividad es muy bajo. Contesta entre un 30% a 50% cuando el medio de transportación es el papel y el e-mail, y entre un 5% a un 30% cuando es basado en Web.

 

Seguimiento

 

Esto asegura  que lka información esté a tiempo para que continúe el proyecto.

 

Análisis (revisión) de documentos

 

Esta técnica es muy práctica para comprender el sistema vigente. Los documentos pueden ser cualitativos (Memorandos, Formularios, Avisos de tableros, Manuales…) y cuantitativos (Informes corporativos, de desempeño, Registros…).

 

Observación

 

La observación es una herramienta poderosa para capturar información sobre el sistema vigente. La observación suele utilizarse para completar información de la entrevista.

 

Una herramienta útil para el observador es la tabla de referencia, en la que se define lo sucede y lo que debe suceder:

 

Lo que sucedió

Lo que debe suceder

Elaborar una factura al cliente en cinco minutos

Elaborar una factura al cliente en un minuto

 

Selección de la técnica apropiada

 

Cada técnica para recopilar información tiene sus fortalezas y debilidades. Una técnica no es mejor que otra, y en la práctica debe proyectarse utilizar más de una. A continuación presentamos las características de cada una de las técnicas.

 

 

Entrevista

JAD

Cuestionario

Análisis Documentos

Observación

Tipo de información

As-is, Mejoram, to-be

As-is, Mejoram, to-be

As-is, Mejoramiento

As-is

As-is

Información profunda

Alto

Alto

Mediano

 

Bajo

Información extensa

Bajo

Mediano

Alto

Alto

Bajo

Integración de información

Bajo

Alto

Bajo

Bajo

Bajo

Envolvimiento del usuario

Mediano

Alto

Bajo

Bajo

Bajo

Costo

Mediano

Bajo- Mediano

Bajo

Bajo

Bajo- Mediano

 

Aplicación del concepto al proyecto

 

Técnicas a usar                         Quién                                                   Cómo