Análisis
y diseño de sistemas |
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Análisis del sistema |
Análisis |
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El
análisis de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una
empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más
adecuados. El análisis es el proceso de clasificar e interpretar hechos,
diagnosticar problemas y emplear la información específica sobre lo que el
sistema debe hacer. El
análisis del sistema, conocido también como análisis de requerimientos, consiste en el proceso de recoger información sobre el sistema
vigente (llamado as-is
sistem), que puede estar o no computadorizado,
identificar sus fortalezas y problemas, y analizarlo para producir un
concepto para el nuevo sistema (llamado to-be system). La meta de la fase del análisis
es entender los requerimientos para el nuevo sistema y desarrollar un
concepto de sistema que determinará si
es o no necesario un nuevo sistema. Para
entender el análisis del sistema, hay que comprender cómo recoge información
el sistema vigente, cómo la analiza, y cómo la organiza para que el sistema
actual opere. En esta unidad se desarrollará el plan del análisis. La
línea que separa las fases del análisis del sistema y el diseño del sistema
es muy ténue e imperceptible, pues los modelos de proceso
y los modelos de datos creados en la fase del análisis son
la primera etapa en el diseño del nuevo sistema. Independientemente
de la estrategia de análisis que se utilice, el proyecto ha de fluir a través
de estas tres etapas fundamentales: comprender el sistema actual (as-is system), identificar áreas
de mejoramiento y desarrollar un concepto del nuevo sistema (to-be system). Etapas del análisis Comprensión del sistema existente Generalmente
el sistema en desarrollo sustituirá el sistema vigente. Por eso, la primera
etapa debe ser estudiar este sistema y entender sus fortalezas y debilidades.
Esto requiere que el equipo del proyecto las técnicas de recopilación de
información que se tratan más adelante. La tentación es focalizarse en el
nuevo sistema, más que entender el sistema vigente. Si no se entiende el
sistema vigente, se hace cuesta arriba comprender los requerimientos de los
usuarios. Una cosa es lo que al usuario le gusta en el nuevo sistema, y otra lo que realmente necesita. Identificación de oportunidades de mejoramiento Una
vez el equipo ha comprendido el sistema vigente, inicia el proceso de
identificar las formas de mejorar el sistema. De nuevo, hay que utilizar las
técnicas de recopilación de información para entender qué mejoras hay que
hacer. Para
identificar las oportunidades de mejoramiento se requiere dominio de
destrezas tecnológicas y experiencia administrativa. Sin las destrezas
tecnológicas será imposible construir el sistema que se necesita. Las
destrezas administrativas se necesitan porque la tecnología sola no puede
hacer que un negocio tenga éxito. Desarrollo del concepto del nuevo sistema Una
vez se haya recogido la información y se hayan identificado las áreas de
mejoramiento, el analista y los usuarios
desarrollan los componentes del nuevo sistema (to-be
system). El concepto del sistema se inicia con un
conjunto de posibles ideas de mejoramiento que se van trabajando gradualmente
dentro de un concepto viable y posible. Una vez el concepto del sistema es
razonablemente bien comprendido se crea un modelo de procesos y modelo de
datos. Estos modelos requieren mucha
información detallada, y a veces es necesario entrevistar de nuevo a
administradores y a usuarios. El
análisis finaliza con una propuesta del
sistema para el nuevo sistema que presenta un panorama de una o varias
alternativas. La propuesta presenta una visión para el nuevo sistema y el
bosquejo del diseño básico. La propuesta puede presentar un solo concepto, o
puede presentar varias alternativas. Cada alternativa deberá presentar un
bosquejo del nuevo sistema, usualmente mediante el modelo de proceso y el
modelo de datos. El analista desarrollará un plan de trabajo para cada
alternativa y examinará los esperados costos y beneficios y presentará una
versión más detallada del análisis de factibilidad realizado al principio. La
propuesta se presentará al comité para su aprobación, el cual ha de decidir
si el proyecto continúa y en qué condiciones. A partir de aquí, el proyecto pasa
de la fase de análisis a la de diseño.
Estrategias para el
análisis Existen
tres estrategias básicas de análisis: Automatización del proceso de
administración (BPA = Business process automation), mejoramiento del proceso de administración
(BPI = Business process improvement), y reingeniería del proceso de
administración (BPR = Business process reengineering). EL
proceso de administración es simplemente un set de actividades
que se realizan para lograr una meta. Por ejemplo, cualquier tienda tiene un
proceso administrativo para ordenar productos, un proceso administrativo para
facturar a los clientes, para aceptar devoluciones, etc. Automatización del proceso
administrativo Significa
abandono o reemplazo de la forma básicamente manual de operar la organización
por el uso de la tecnología de la computadora para hacer parte del trabajo.
La automatización del proceso generalmente provee mayor eficiencia para los
usuarios, aunque los servicios no se vean impactados. Este proceso apenas
impacta en la empleomanía, ya que los procesos fundamentales de la administración–el trabajo que hacen los usuarios–permanece esencialmente incambiable, a pesar de
que utilizan ahora nuevas herramientas. Por ejemplo, el fichero de tarjetas
de la biblioteca ha sido cambiado por un fichero automático. Mejoramiento del proceso
administrativo Significa
hacer cambios moderados a la forma tradicional de operar la organización con
el propósito de tomar ventaja de las nuevas oportunidades que ofrece la
tecnología, o copiar lo que la competencia está haciendo. BPI puede mejora la
eficiencia (haciendo las cosas correctas) y mejorar la efectividad (haciendo
correctamente las cosas). Por ejemplo, los estudiantes pueden tener acceso al
inventario de la biblioteca de la universidad, pero para no pueden leer ni
sacar el material sin antes ser autorizados. Reingeniería del proceso
administrativo Significa
un cambio fundamental de la forma que opera la organización para tomar
ventaja de las nuevas ideas y de la nueva tecnología. Requiere un rediseño
completo del negocio antes del sistema de información para que soporte el
nuevo sistema. Por ejemplo, los estudiantes no necesitan autorización para
sacar los materiales de la biblioteca, pues tienen acceso vía Web al texto en
su totalidad. En este caso, la tecnología ha cambiado fundamentalmente el
proceso administrativo.
Desarrollo de un plan de
análisis El
plan de análisis consiste en la planificación de aquellas actividades que el
equipo del proyecto conducirá durante la fase del análisis. El plan del análisis
ha de especificar las actividades que se requieren en cada una de las tres etapas de esta
fase: para comprender el sistema actual (as-is system), para identificar áreas de mejoramiento y para
desarrollar un concepto del nuevo sistema (to-be system). Una de las actividades centrales de este plan de
análisis están las relacionadas con la recopilación de información que se
requiere para el desarrollo de las tres etapas del análisis, así como el
desarrollo de los modelos de procesos y de datos. Este
plan de análisis se integra se integrará al Plan de Trabajo iniciado en la primera fase de Planificación. Por
consiguiente deberá tener el mismo diseño y formato de dicho plan de trabajo. Este
plan ha de considerar para cada una de las tres estrategias, el valor
potencial del negocio, el costo del proyecto, la amplitud del análisis y el
riesgo.
Aplicación del concepto al proyecto
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