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Análisis y diseño de sistemas

Análisis del sistema

Análisis

 

El análisis de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados. El análisis es el proceso de clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas y emplear la información específica sobre lo que el sistema debe hacer.

 

El análisis del sistema, conocido también como análisis de requerimientos, consiste en el proceso  de recoger información sobre el sistema vigente (llamado as-is sistem), que puede estar o no computadorizado, identificar sus fortalezas y problemas, y analizarlo para producir un concepto para el nuevo sistema (llamado to-be system). La meta de la fase del análisis es entender los requerimientos para el nuevo sistema y desarrollar un concepto de sistema  que determinará si es o no necesario un nuevo sistema.

 

Para entender el análisis del sistema, hay que comprender cómo recoge información el sistema vigente, cómo la analiza, y cómo la organiza para que el sistema actual opere. En esta unidad se desarrollará el plan del análisis.

 

La línea que separa las fases del análisis del sistema y el diseño del sistema es muy ténue e imperceptible, pues los modelos de proceso y los modelos de datos creados en la fase del análisis son la primera etapa en el diseño del nuevo sistema.

 

Independientemente de la estrategia de análisis que se utilice, el proyecto ha de fluir a través de estas tres etapas fundamentales: comprender el sistema actual (as-is system), identificar áreas de mejoramiento y desarrollar un concepto del nuevo sistema (to-be system).

 

Etapas del análisis

 

Comprensión del sistema existente

 

Generalmente el sistema en desarrollo sustituirá el sistema vigente. Por eso, la primera etapa debe ser estudiar este sistema y entender sus fortalezas y debilidades. Esto requiere que el equipo del proyecto las técnicas de recopilación de información que se tratan más adelante. La tentación es focalizarse en el nuevo sistema, más que entender el sistema vigente. Si no se entiende el sistema vigente, se hace cuesta arriba comprender los requerimientos de los usuarios. Una cosa es lo que al usuario le gusta en el nuevo sistema, y otra lo que realmente necesita.

 

Identificación de oportunidades de mejoramiento

 

Una vez el equipo ha comprendido el sistema vigente, inicia el proceso de identificar las formas de mejorar el sistema. De nuevo, hay que utilizar las técnicas de recopilación de información para entender qué mejoras hay que hacer.

 

Para identificar las oportunidades de mejoramiento se requiere dominio de destrezas tecnológicas y experiencia administrativa. Sin las destrezas tecnológicas será imposible construir el sistema que se necesita. Las destrezas administrativas se necesitan porque la tecnología sola no puede hacer que un negocio tenga éxito.

 

Desarrollo del concepto del nuevo sistema

 

Una vez se haya recogido la información y se hayan identificado las áreas de mejoramiento, el analista y los usuarios  desarrollan los componentes del nuevo sistema (to-be system). El concepto del sistema se inicia con un conjunto de posibles ideas de mejoramiento que se van trabajando gradualmente dentro de un concepto viable y posible. Una vez el concepto del sistema es razonablemente bien comprendido se crea un modelo de procesos y modelo de datos. Estos modelos requieren  mucha información detallada, y a veces es necesario entrevistar de nuevo a administradores y a usuarios.

 

El análisis finaliza con una propuesta del sistema para el nuevo sistema que presenta un panorama de una o varias alternativas. La propuesta presenta una visión para el nuevo sistema y el bosquejo del diseño básico. La propuesta puede presentar un solo concepto, o puede presentar varias alternativas. Cada alternativa deberá presentar un bosquejo del nuevo sistema, usualmente mediante el modelo de proceso y el modelo de datos. El analista desarrollará un plan de trabajo para cada alternativa y examinará los esperados costos y beneficios y presentará una versión más detallada del análisis de factibilidad realizado al principio.

 

La propuesta se presentará al comité para su aprobación, el cual ha de decidir si el proyecto continúa y en qué condiciones. A partir de aquí, el proyecto pasa de la fase de análisis a la de diseño.

 

Bosquejo de una típica  Propuesta de Sistema

1.                Título de contenido

2.                Resumen ejecutivo: Un resumen de la información esencial de tal forma que el comité ejecutivo pueda leer rápidamente y decidir qué partes del plan debe leer con más detenimiento.

3.                Demanda del sistema: El formulario original de la demanda o solicitud del sistema con el que se inició el proyecto, con las revisiones necesarias luego de la fase del análisis.

4.                Plan de trabajo: El plan de trabajo original, revisado al completar la fase del análisis.

5.                Estrategias de análisis: Un resumen de las actividades desarrolladas durante la fase del análisis, como la ejecución del análisis y cómo se recopiló la información (por ej.: quiénes fueron entrevistados, qué cuestionarios se utilizaron…).

6.                Sistema recomendado: Un resumen del concepto de sistema recomendado, así como los hechos claves que lo justifican. A veces se incluye una discusión de las alternativas que fueron consideradas.

7.                Análisis de factibilidad: Un análisis de factibilidad revisado usando la información de la fase del análisis.

8.                Modelo de proceso: Un set de modelos de procesos y descripciones del nuevo sistema. También suele incluirse modelos de procesos del sistema vigente.

9.                Modelo de datos; Un set de modelos de datos y descripciones del nuevo sistema.

10.            Apéndices: Material adicional relevante a la propuesta que se pueda utilizar para apoyar el sistema recomendado. Ejemplo: resultados de la encuesta, entrevistas, informes y datos estadísticos de la industria, consideraciones de posibles hardware y software….

 

 

 

Estrategias para el análisis

 

Existen tres estrategias básicas de análisis: Automatización del proceso de administración (BPA = Business process automation), mejoramiento del proceso de administración (BPI = Business process improvement), y reingeniería del proceso de administración (BPR = Business process reengineering).

 

EL proceso de administración es simplemente un set de actividades que se realizan para lograr una meta. Por ejemplo, cualquier tienda tiene un proceso administrativo para ordenar productos, un proceso administrativo para facturar a los clientes, para aceptar devoluciones, etc.

 

Automatización del proceso administrativo

 

Significa abandono o reemplazo de la forma básicamente manual de operar la organización por el uso de la tecnología de la computadora para hacer parte del trabajo. La automatización del proceso generalmente provee mayor eficiencia para los usuarios, aunque los servicios no se vean impactados. Este proceso apenas impacta en la empleomanía, ya que los procesos fundamentales de la administración–el trabajo que hacen los usuarios–permanece esencialmente incambiable, a pesar de que utilizan ahora nuevas herramientas. Por ejemplo, el fichero de tarjetas de la biblioteca ha sido cambiado por un fichero automático.

 

Mejoramiento del proceso administrativo

 

Significa hacer cambios moderados a la forma tradicional de operar la organización con el propósito de tomar ventaja de las nuevas oportunidades que ofrece la tecnología, o copiar lo que la competencia está haciendo. BPI puede mejora la eficiencia (haciendo las cosas correctas) y mejorar la efectividad (haciendo correctamente las cosas). Por ejemplo, los estudiantes pueden tener acceso al inventario de la biblioteca de la universidad, pero para no pueden leer ni sacar el material sin antes ser autorizados.

 

Reingeniería del proceso administrativo

 

Significa un cambio fundamental de la forma que opera la organización para tomar ventaja de las nuevas ideas y de la nueva tecnología. Requiere un rediseño completo del negocio antes del sistema de información para que soporte el nuevo sistema. Por ejemplo, los estudiantes no necesitan autorización para sacar los materiales de la biblioteca, pues tienen acceso vía Web al texto en su totalidad. En este caso, la tecnología ha cambiado fundamentalmente el proceso administrativo.

 

Estrategia

Identificación del sistema vigente

Identificación del mejoramiento

Desarrollo del concepto del nuevo sistema

Automatización del proceso administrativo

Recogida de información extensiva

Análisis del problema

Raíz que causa el problema

Recogida de información mínima

Mejoramiento del proceso administrativo

Recogida de información extensiva

Tiempo de duración del análisis

Recogida de información moderada

Reingeniería del proceso administrativo

Recogida de información mínima

Análisis del resultado

Análisis de la tecnología

Eliminación de actividad

Recogida de información extensiva

 

Desarrollo de un plan de análisis

 

El plan de análisis consiste en la planificación de aquellas actividades que el equipo del proyecto conducirá durante la fase del análisis. El plan del análisis ha de especificar las actividades que se requieren  en cada una de las tres etapas de esta fase: para comprender el sistema actual (as-is system), para identificar áreas de mejoramiento y para desarrollar un concepto del nuevo sistema (to-be system). Una de las actividades centrales de este plan de análisis están las relacionadas con la recopilación de información que se requiere para el desarrollo de las tres etapas del análisis, así como el desarrollo de los modelos de procesos y de datos.

 

Este plan de análisis se integra se integrará al Plan de Trabajo iniciado en la primera fase de Planificación. Por consiguiente deberá tener el mismo diseño y formato de dicho plan de trabajo.

 

Este plan ha de considerar para cada una de las tres estrategias, el valor potencial del negocio, el costo del proyecto, la amplitud del análisis y el riesgo.

 

Características de las estrategias para el análisis

 

Automatización del proceso administrativo

Mejoramiento del proceso administrativo

Reingeniería del proceso administrativo

Valor potencial del negocio

Bajo-Moderado

Modearado

Alto

Costo del proyecto

Bajo

Bajo-Moderado

Alto

Amplitud del análisis

Mínima

Mínima-Moderada

Muy amplia

Riesgo

Poco-Moderado

Poco-Moderado

Mucho

 

 

Aplicación del concepto al proyecto

 

  1. Completa la segunda fase en el Plan de Trabajo.
  2. Desarrolla las tres etapas del Análisis. Para aplicar el conocimiento a un determinado negocio, sigue la siguiente plantilla:

 

Etapa

Quién y Cómo

Comprensión del sistema vigente

Revisión de documentación

 

 

 

Mercadeo informal

 

 

 

Supongamos que el proyecto trata de e-commerce. El analista revisa los modelos de proceso y de datos para los sistemas del inventario, contabilidad, ventas, y otros sistemas que puedan interactuar con los sistemas de ventas en Internet.

 

El analista revisa los sitios Web basados en ventas de los mismos productos del proyecto.

Identificación de mejoramiento

Análisis del problema

 

 

 

 

 

 

Análisis de la tecnología

 

 

 

 

Análisis del resultado

 

 

 

El analista trabaja con el staff de mercadeo y clientes para identificar un set básico de prototipos para el sitio Web.

 

El analista trabaja con el staff de ventas para identificar problemas con el sistema de ventas.

 

El analista desarrolla una lista de innovaciones en tecnologías de Internet.

 

El analista, el staff de mercadeo y posibles clientes trabajan juntos para desarrollar posibles aplicaciones para el nuevo proyecto.

 

El analista trabaja con el staff de mercadeo y clientes para discutir porqué la gentes compra nuestros productos y trata identificar otros medios de suministro con el mismo valor.

 

Desarrollo del concepto del nuevo sistema

Desarrollo del modelo de proceso

 

 

Desarrollo del modelo de datos

 

 

 

El analista desarrolla un modelo de proceso para el nuevo

sistema.

 

El analista desarrolla un modelo dedatos para el nuevos sistema.

 

 

  1. Desarrolla una Propuesta del Sistema (Ver arriba el modelo).