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Análisis y diseño de sistemas

Instalación

Implantación

 

 

Este capítulo examina las actividades necesarias para instalar el sistema de información para que la organización lo utilice exitosamente. También se discutirán las actividades que siguen a la instalación, como el apoyo al sistema, mantenimiento del sistema y el assessment del proyecto.

 

Para ir del As-is system al To-be system tiene que haber una transición o un plan de migración. Este plan de migración incluye la conversión técnica y el manejo del cambio.

 

Conversión

 

La conversión es el proceso técnico mediante el cual el nuevo sistema reemplaza el viejo sistema. Los usuarios se mueven de los procesos y programas de computadora del viejo al nuevo sistema. El plan de migración especifica las actividades a realizarse, cuándo y por quién, e incluye tanto el aspecto técnico (instalación del hardware, software y la conversión de datos) como el organizacional (adiestramiento y motivación a los usuarios para que acepten el nuevo sistema). El aspecto organizacional se discute en el Manejo del cambio.

 

Podemos identificar tres etapas en en el plan de conversión antes de comenzar las operaciones: instalación del hardware, instalación del software y la conversión de datos.

 

 

 

Plan de conversión

(Aspectos técnicos)

Instalación del hardware

Instalación del software

Conversión de datos

 

Plan para el manejo Del cambio

(Aspectos organizacionales)

Revisar políticas administrativas

Verificar costos y beneficios

Motivar la adopción

Adiestramiento conductual

Inicio de las

operaciones

 

Estilo de conversión

 

El estilo de la conversión consiste en la forma como los usuarios se transfiern del viejo al nuevo sistema. Esta puede ser directa o paralela.

 

Conversión directa

 

Con la conversión directa, el sistema nuevo reemplaza instantáneamente al sistema viejo. Se prende el nuevo sistema y al mismo tiempo se apaga el viejo sistema. Esta conversión es la más simple y radical.

 

Conversión paralela

 

Con la conversión paralela, los dos sistemas corren simultáneamente. Por ejemplo, hay que entrar datos en ambos sistemas y se comparan los resultados de uno y otro. Luego de un período de tiempo (1 o 2 meses) de operación paralela y de intensa comparación se apaga el sistema viejo. No es conveniente económicamente tener ambos sistemas corriendo por un tiempo prolongado mayor de 3 meses.

 

Manejo del cambio

 

El manejo del cambio es el proceso de ayuda a las personas para que adopten y se adapten al nuevo sistema y acompañarles en el proceso del trabajo sin causar estrés.

 

Comprensión de la resistencia al cambio

 

Las personas se resisten casi siempre al cambio, aunque sea para su beneficio por muchas razones. Lo que es bueno para la empresa no es bueno necesariamente para los empleados.

 

¿Por qué las personas aceptan el cambio? Cada cambio conlleva costos y beneficios asociados con dicho cambio. Si los beneficios aventajan a los costos, las personas cambian. Por lo tanto es conveniente presentar con la oportunidad del cambio un análisis de costos-beneficios del nuevo sistema y decidir por elcambio.

 

Revisión del manejo de línea de conducta

 

El manejo de la línea de conducta (policies) provee las metas, define cómo el proceso del trabajo debe ser ejecutado, y determina cómo los miembros de la empresa serán remunerados.

 

Motivación para la adopción

 

Tal vez el factor más importante para el manejo del cambio sea proveer evidencia clara y convincente de la necesidad del cambio.

 

Hay dos estrategias para motivar la adopción: informativa y política. Ambas se utilizan simultáneamente. La meta de la estrategia informativa es convencer a los potenciales adoptadores que el cambio para bien de ellos. Esta estrategia va de la mano con el análisis de costo-beneficio. La estrategia política utiliza el poder organizacional, no la información,  para motivar el cambio, principalmente cuando los costos del cambio son mayores que los beneficios.

 

Facilitando la adopción: Adiestramiento

 

La capacitación de los usuarios debe asegurar el buen uso del sistema. Cada nuevo sistema requiere nuevas destrezas, pues se han modificado los procesos básicos del trabajo (algunas veces de forma radical, como es el caso de la reingeniería) o porque el sistema de cómputos usado para apoyar el proceso es diferente.

 

Sobre qué adiestrar.  El contenido del adiestramiento debe ser sobre cómo usar el nuevo sistema. El sistema es un medio para alcanzar un fin, y no viceversa. Primero, el adiestramiento debe focalizarse  en aquellas actividades que giran alrededor del sistema, a entender cómo la computadora les puede ayudar a ejecutar sus trabajos. Y segundo, el adiestramiento debe estar orientado a lo que el usuario necesita hacer, no lo que la computadora puede hacer.

 

Cómo adiestrar. Existen muchas formas para conducir el adiestramiento. La más común es el adiestramiento en el salón de clase en el que muchos usuarios se adiestran simultáneamente. Otra modalidad es el adiestramiento uno-a-uno en el que un adiestrador trabaja con un usuario al mismo tiempo. Otro tipo de adiestramiento es el computer-based-training (CBT), donde el adistramiento se ofrece mediante la computadora, bien vía CD o en línea.

 

ACTIVIDADES POSTIMPLANTACIÓN

 

La meta de las actividades que siguen a la implantación es es la institucionalización del nuevo sistema, es decir, hacerlo normal, aceptado.

 

Apoyo al sistema

 

Proveer apoyo al sistema significa ayudar a los usuarios a usar el sistema, proveyendo respuestas a todas las preguntas que vayan surgiendo con el uso del mismo. El apoyo en línea es la forma más común de proveer las soluciones.

 

Mantenimiento del sistema

 

El mantenimiento puede ser correctivo (consiste en corregir errores de programación no detectados previamente), adpatativo (adecuar el sistema a los cambios del entorno) y perfectivo (mejorar las características del sistema, como hacerlo más rápido, más óptimo, con mejores opciones o ayuda…).

 

Assessment del proyecto

 

La meta del assessment del proyecto es comprender qué ha tenido éxito respecto al sistema y las actividades del proyecto y qué se necesita para mejorarlo.

 

La evaluación puede ocurrir en distintos niveles:

  • Evaluación operacional. Se valora la forma en que opera el sistema (facilidad de uso, tiempo de respuesta, confiabilidad global, nivel de utilización…).
  • Impacto organizacional. Se identifican y miden los beneficios obtenidos APRA la organización (eficiencia operacional, impacto competitivo, impacto sobre el flujo de información…).
  • Opinión de los administradores. Evaluación de las actitudes de directivos y administradores, así como de los usuarios finales.
  • Desempeño del desarrollo. Se realiza una evaluación del tiempo y esfuerzo de desarrollo contra el presupuesto y los estándares establecidos.

 

 

Aplicación del concepto de instalación al proyecto