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Análisis y diseño de sistemas |
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Instalación |
Implantación |
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Este
capítulo examina las actividades necesarias para instalar el sistema de
información para que la organización lo utilice exitosamente. También se discutirán
las actividades que siguen a la instalación, como el apoyo al sistema,
mantenimiento del sistema y el assessment del
proyecto. Para
ir del As-is system al To-be system tiene que haber una transición o un plan de migración. Este plan de migración incluye la conversión
técnica y el manejo del cambio. Conversión La
conversión es el proceso técnico
mediante el cual el nuevo sistema reemplaza el viejo sistema. Los usuarios se
mueven de los procesos y programas de computadora del viejo al nuevo sistema.
El plan de migración especifica las actividades a realizarse, cuándo y por
quién, e incluye tanto el aspecto técnico (instalación del hardware, software
y la conversión de datos) como el organizacional (adiestramiento y motivación
a los usuarios para que acepten el nuevo sistema). El aspecto organizacional
se discute en el Manejo del cambio. Podemos
identificar tres etapas en en el plan de conversión
antes de comenzar las operaciones: instalación del hardware, instalación del
software y la conversión de datos.
Estilo de conversión El
estilo de la conversión consiste en la forma como los usuarios se transfiern del viejo al nuevo sistema. Esta puede ser
directa o paralela. Conversión directa Con
la conversión directa, el sistema nuevo reemplaza instantáneamente al sistema
viejo. Se prende el nuevo sistema y al mismo tiempo se apaga el viejo
sistema. Esta conversión es la más simple y radical. Conversión paralela Con
la conversión paralela, los dos sistemas corren simultáneamente. Por ejemplo,
hay que entrar datos en ambos sistemas y se comparan los resultados de uno y
otro. Luego de un período de tiempo (1 o 2 meses) de operación paralela y de
intensa comparación se apaga el sistema viejo. No es conveniente
económicamente tener ambos sistemas corriendo por un tiempo prolongado mayor
de 3 meses. Manejo
del cambio El
manejo del cambio es el proceso de ayuda a las personas para que adopten y se
adapten al nuevo sistema y acompañarles en el proceso del trabajo sin causar estrés.
Comprensión de la
resistencia al cambio Las
personas se resisten casi siempre al cambio, aunque sea para su beneficio por
muchas razones. Lo que es bueno para la empresa no es bueno necesariamente
para los empleados. ¿Por
qué las personas aceptan el cambio? Cada cambio conlleva costos y beneficios
asociados con dicho cambio. Si los beneficios aventajan a los costos, las
personas cambian. Por lo tanto es conveniente presentar con la oportunidad
del cambio un análisis de costos-beneficios del nuevo sistema y decidir por elcambio. Revisión del manejo de
línea de conducta El
manejo de la línea de conducta (policies) provee
las metas, define cómo el proceso del trabajo debe ser ejecutado, y determina
cómo los miembros de la empresa serán remunerados. Motivación para la
adopción Tal
vez el factor más importante para el manejo del cambio sea proveer evidencia
clara y convincente de la necesidad del cambio. Hay
dos estrategias para motivar la adopción: informativa y política. Ambas se
utilizan simultáneamente. La meta de la estrategia
informativa es convencer a los potenciales adoptadores que el cambio para
bien de ellos. Esta estrategia va de la mano con el análisis de
costo-beneficio. La estrategia política
utiliza el poder organizacional, no la información, para motivar el cambio, principalmente
cuando los costos del cambio son mayores que los beneficios. Facilitando la adopción:
Adiestramiento La
capacitación de los usuarios debe asegurar el buen uso del sistema. Cada nuevo
sistema requiere nuevas destrezas, pues se han modificado los procesos
básicos del trabajo (algunas veces de forma radical, como es el caso de la
reingeniería) o porque el sistema de cómputos usado para apoyar el proceso es
diferente. Sobre qué adiestrar. El contenido del adiestramiento debe ser
sobre cómo usar el nuevo sistema. El sistema es un medio para alcanzar un
fin, y no viceversa. Primero, el adiestramiento debe focalizarse en aquellas actividades que giran alrededor
del sistema, a entender cómo la computadora les puede ayudar a ejecutar sus
trabajos. Y segundo, el adiestramiento debe estar orientado a lo que el
usuario necesita hacer, no lo que la computadora puede hacer. Cómo adiestrar. Existen
muchas formas para conducir el adiestramiento. La más común es el adiestramiento en el salón de clase en
el que muchos usuarios se adiestran simultáneamente. Otra modalidad es el adiestramiento uno-a-uno en el que un
adiestrador trabaja con un usuario al mismo tiempo. Otro tipo de
adiestramiento es el computer-based-training
(CBT), donde el adistramiento se ofrece mediante la
computadora, bien vía CD o en línea. ACTIVIDADES
POSTIMPLANTACIÓN La
meta de las actividades que siguen a la implantación es es
la institucionalización del nuevo sistema, es decir, hacerlo normal,
aceptado. Apoyo al sistema Proveer
apoyo al sistema significa ayudar a los usuarios a usar el sistema,
proveyendo respuestas a todas las preguntas que vayan surgiendo con el uso
del mismo. El apoyo en línea es la
forma más común de proveer las soluciones. Mantenimiento del sistema El
mantenimiento puede ser correctivo
(consiste en corregir errores de programación no detectados previamente), adpatativo
(adecuar el sistema a los cambios del entorno) y perfectivo (mejorar las características del sistema, como hacerlo
más rápido, más óptimo, con mejores opciones o ayuda…). Assessment del proyecto La
meta del assessment del proyecto es comprender qué
ha tenido éxito respecto al sistema y las actividades del proyecto y qué se
necesita para mejorarlo. La
evaluación puede ocurrir en distintos niveles:
Aplicación del concepto de instalación al proyecto
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