|
Identificación
de los valores de la empresa
Cada
organización tiene su forma de iniciar un proyecto de IT (Tecnología de la
Información, por sus siglas en inglés).
Generalmente se inicia el proyecto del sistema con la técnica conocida
como Solicitud del Sistema (System Request).
Las razones para iniciar
un proyecto del sistema son: mejoramiento del servicio, mejor ejecución, más
información, mayores controles y reducción de costos.
Identificación de los
valores del negocio. System Request
La
Demanda del Sistema incluye cuatro elementos: el patrocinador del proyecto,
necesidades de la empresa, factibilidad y valores esperados.
|
DEMANDA del Sistema
|
|
Fecha:
Nombre del proyecto:
|
|
Patrocinador del proyecto:
Nombre:
Departamento:
Tel.:
E-mail:
|
|
Necesidades de la empresa:
(Descripción
detallada de los servicios requeridos. Adjuntar más información si fuera
necesario)
|
|
Factibilidad:
|
|
Valores esperados:
Tangibles:
Intangibles:
|
|
Servicios apremiantes:
|
Aplicación de los conceptos de la Solicitud del
Sistema
|
Solicitud del Sistema
|
|
Fecha: 4
agosto 2005
Nombre del proyecto: Ventas por Internet
|
|
Patrocinador del proyecto: Pedro Andújar,
Vicepresidente de Mercadeo
Departamento:
Mercadeo
Tel.: 787-4444-5465
E-mail:pandujar@mixmail.com
|
|
Necesidades de la empresa:
Para aumentar las
ventas de música en CD, es necesario incursionar un nuevo mercado: la
clientela de Internet.
|
|
Factibilidad:
Mediante Web,
los clientes podrán completar todo el proceso de compra de nuestros
productos. El foco de atención será la venta de CDs,
sin descartar otros productos relacionados. Los clientes podrán:
- Hacer una búsqueda en una lista de
productos.
- Hacer una orden para uno o más
productos.
- Recibir aprobación inmediata de
una línea de crédito.
- Recibir confirmación de la orden
hecha y dar una fecha de entrega.
- Recibir su orden inmediatamente.
|
|
Valores esperados:
Tangibles:
Aumentar las
ventas de $2 millones a $3.5 millones a partir de la fecha del inicio de
operación durante un período de 2
años.
Intangibles:
- Aumentar la satisfacción de los clientes.
- Aumentar el reconocimiento de las
tiendas de “CD Selecctions”.
|
|
Servicios apremiantes:
- La competencia nos requiere
diversificar y aumentar el mercado. Las ventas a través de Internet
aumentan diariamente. Sin nuestra presencia en Internet se nos hace
más difícil competir con otras compañías que ofrecen el mismo
servicio.
- El sistema deberá estar
funcionando para las navidades del próximo año.
|
Crear y llena una
Solicitud de Sistema
Piensa
en nuestra Universidad y elige una idea que aumente la satisfacción de los
estudiantes en alguna de las áreas de la vida estudiantil, por ejemplo, el
proceso de matrícula. ¿Pueden matricularse los
estudiantes desde cualquier lugar y a cualquier hora/ ¿Cuánto tiempo toma la
matrícula? ¿Las directrices son fáciles de seguir? ¿Existe ayuda en línea?
Estudio
de factibilidad
El
estudio o análisis de factibilidad de un proyecto consiste en averiguar si es
posible que el SI sea desarrollado e implantado en la empresa con éxito. Cada
organización tiene su forma de trabajar con el análisis de factibilidad, pero
la mayoría incluyen tres técnicas:
falibilidad técnica, falibilidad económica y factibilidad organizacional u
operacional.
Factibilidad técnica:
¿Podemos instalarlo?
EL
análisis de la factibilidad técnica es un análisis
técnico con riesgo el cual consiste responder a la pregunta “¿Se podrá construir?”. El riesgo más importante
es aquel que tiene que ver con la familiaridad
de los usuarios y analistas con la
aplicación. La familiaridad con la
tecnología es otro riesgo cuando la empresa no ha usado dicha tecnología.
Aspectos
a considerar:
- Familiaridad
con la aplicación: a menor familiaridad mayor riesgo.
- Familiaridad
con la tecnología: menor familiaridad genera mayor riesgo.
- Tamaño del
proyecto: proyectos grandes conllevan mayor riesgo.
- Si existe
la tecnología necesaria para cubrir las demandas del nuevo proyecto.
- Si el
sistema puede crecer y actualizarse con facilidad.
- Facilidad
de acceso y seguridad de los datos.
- Soporte
técnico y de capacitación a los usuarios.
Factibilidad económica:
¿Debemos instalarlo?
El
análisis de la factibilidad económica se conoce mejor como análisis de costo-beneficio que
identifica los costos financieros y
los beneficios asociados con el proyecto. Si se instala debe ser una buena
inversión para la empresa. Los beneficios financieros deben superar o igualar
a los costos.
Aspectos
a considerar:
- Costos de
desarrollo.
- Costos
operacionales.
- Beneficios
anuales (ingresos y ahorros).
- Costos y
beneficios intangibles.
Identificación de Costos y
beneficios
La
factibilidad económica tiene impacto un financiero en cuatro categorías: 1) costos
de desarrollo, 2) costos operacionales, 3)beneficios
tangibles, y 4) costos y beneficios intangibles.
|
Identificación de costos y beneficios
|
|
|
2005
|
2006
|
2007
|
2008
|
2009
|
|
Beneficios
|
|
|
|
|
|
|
|
Aumento de ventas
|
|
|
|
|
|
|
|
Mejor servicio al cliente
|
|
|
|
|
|
|
|
Reducción costos de inventario
|
|
|
|
|
|
|
Total beneficios
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Costos de desarrollo
|
|
|
|
|
|
|
|
4 Servidores
|
|
|
|
|
|
|
|
Impresoras
|
|
|
|
|
|
|
|
Hardware y software
|
|
|
|
|
|
|
|
Adiestramiento en desarrollo
|
|
|
|
|
|
|
|
Licencias de software
|
|
|
|
|
|
|
|
Espacio y equipo de oficina
|
|
|
|
|
|
|
|
Costo conversión de datos
|
|
|
|
|
|
|
Total costos de
desarrollo
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Costos operacionales
|
|
|
|
|
|
|
|
Hardware
|
|
|
|
|
|
|
|
Software
|
|
|
|
|
|
|
|
Reparación hardware
|
|
|
|
|
|
|
|
Cargos de comunicaciones
|
|
|
|
|
|
|
|
Adiestramiento usuarios
|
|
|
|
|
|
|
|
Upgrades hardware y software
|
|
|
|
|
|
|
|
Salario técnicos de operación
|
|
|
|
|
|
|
Total costos
operacionales
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total costos
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Beneficios netos
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Asignación de valores a
los costos y beneficios
La
mejor estrategia para estimar costos y beneficios is
acudir a las personas expertas en la materia. Por ejemplo, para calcular
costos y beneficios relacionados con tecnología, sería bueno hacer
consultoría externa con las compañías relacionadas con el SI.
Lo
que se hace un poco más difícil es la cuantificación de costos y beneficios
intangibles. Generalmente este tipo de costos y beneficios se reflejan en
otros renglones de forma indirecta. Suponte que debido a la implantación de
un nuevo sistema de servicio al cliente se reducen las querellas un 15% cada
año durante 3 años, cuyo gasto de esa partida en cargos de teléfono y
operadores de teléfono es de $100,000. A partir de este dato tenemos unos
números tangibles para calcular costos y beneficios.
Factibilidad
organizacional: ¿Si lo instalamos, será bienvenido?
La
factibilidad organizativa del sistema se refiere a si el sistema será bien aceptado por los
usuarios e incorporado en las operaciones de la organización.
Aspectos
a considerar:
- Defensor
del proyecto.
- Manejo de
los más antiguos. Resistencia al cambio.
- Usuarios.
¿Los usuarios están de acuerdo con el nuevo sistema?.
¿El sistema aumentará la productividad de los empleados?
- Accionistas
y otro personal.
- ¿Mejorará
la integración con otras áreas?
Aplicación de los conceptos de factibilidad al caso
seleccionado
|
Análisis de factibilidad
|
|
Factibilidad técnica
(Riesgos)
Familiaridad con la
aplicación:
Familiaridad con la
tecnología:
Tamaño del proyecto:
|
|
Factibilidad económica
Ver la hoja de cálculo.
Costos de desarrollo:
Costos operacionales:
Beneficios anuales
(ingresos y ahorros):
Costos y beneficios
intangibles:
|
|
Factibilidad
organizacional
Defensor del proyecto
(¿Quiénes de la gerencia lo defienden?:
Manejo de los más
antiguos:
Usuarios. ¿Los usuarios están
de acuerdo con el nuevo sistema?. ¿El sistema
aumentará la productividad de los empleados? ¿Se interesaron y participaron
durante el proceso?
Accionistas.
Comentarios adicionales:
|
|
OTRO MODELO DE
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
- Comprender
el problema
- Definir
el alcance y las urgencias del proyecto
- Observar
sobre el terreno
o
Análisis de los organigramas de la empresa
o
Llevar a cabo entrevistas
o
Revisar documentación
o
Observar la operación y obtener información
o
Conducir una encuesta entre los usuarios
- Estimar
los beneficios del proyecto
- Estimar
el tiempo y el costo del desarrollo del proyecto
- Presentar
resultados y recomendaciones a la administración
|
|