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Análisis y diseño de sistemas

Inicio del proyecto

Planificación

 

Identificación de los valores de la empresa

 

Cada organización tiene su forma de iniciar un proyecto de IT (Tecnología de la Información, por sus siglas en inglés).  Generalmente se inicia el proyecto del sistema con la técnica conocida como Solicitud del Sistema (System Request).

 

Las razones para iniciar un proyecto del sistema son: mejoramiento del servicio, mejor ejecución, más información, mayores controles y reducción de costos.

 

 

Identificación de los valores del negocio. System Request

 

La Demanda del Sistema incluye cuatro elementos: el patrocinador del proyecto, necesidades de la empresa, factibilidad y valores esperados.

 

DEMANDA del Sistema

 

Fecha:

 

Nombre del proyecto:

 

Patrocinador del proyecto:

Nombre:

Departamento:

Tel.:                                         E-mail:

Necesidades de la empresa:

(Descripción detallada de los servicios requeridos. Adjuntar más información si fuera necesario)

 

 

Factibilidad:

 

 

Valores esperados:

Tangibles:

 

 

Intangibles:

 

 

Servicios apremiantes:

 

 

Aplicación de los conceptos de la Solicitud del Sistema

 

Solicitud del Sistema

 

Fecha: 4 agosto 2005

 

Nombre del proyecto: Ventas por Internet

 

Patrocinador del proyecto: Pedro Andújar, Vicepresidente de Mercadeo

Departamento: Mercadeo

Tel.:  787-4444-5465                                   E-mail:pandujar@mixmail.com

Necesidades de la empresa:

 

Para aumentar las ventas de música en CD, es necesario incursionar un nuevo mercado: la clientela de Internet.

 

Factibilidad:

 

Mediante Web, los clientes podrán completar todo el proceso de compra de nuestros productos. El foco de atención será la venta de CDs, sin descartar otros productos relacionados. Los clientes podrán:

  • Hacer una búsqueda en una lista de productos.
  • Hacer una orden para uno o más productos.
  • Recibir aprobación inmediata de una línea de crédito.
  • Recibir confirmación de la orden hecha y dar una fecha de entrega.
  • Recibir su orden inmediatamente.

 

Valores esperados:

Tangibles:

Aumentar las ventas de $2 millones a $3.5 millones a partir de la fecha del inicio de operación durante un período  de 2 años.

 

Intangibles:

  • Aumentar la satisfacción de los clientes.
  • Aumentar el reconocimiento de las tiendas de “CD Selecctions”.

 

Servicios apremiantes:

  • La competencia nos requiere diversificar y aumentar el mercado. Las ventas a través de Internet aumentan diariamente. Sin nuestra presencia en Internet se nos hace más difícil competir con otras compañías que ofrecen el mismo servicio.
  • El sistema deberá estar funcionando para las navidades del próximo año.

 

 

 

Crear y llena una Solicitud de Sistema

 

Piensa en nuestra Universidad y elige una idea que aumente la satisfacción de los estudiantes en alguna de las áreas de la vida estudiantil, por ejemplo, el proceso de matrícula. ¿Pueden matricularse los estudiantes desde cualquier lugar y a cualquier hora/ ¿Cuánto tiempo toma la matrícula? ¿Las directrices son fáciles de seguir? ¿Existe ayuda en línea?

 

Estudio de factibilidad

 

El estudio o análisis de factibilidad de un proyecto consiste en averiguar si es posible que el SI sea desarrollado e implantado en la empresa con éxito. Cada organización tiene su forma de trabajar con el análisis de factibilidad, pero la mayoría incluyen tres técnicas: falibilidad técnica, falibilidad económica y factibilidad organizacional u operacional.

 

Factibilidad técnica: ¿Podemos instalarlo?

 

EL análisis de la factibilidad técnica es un análisis técnico con riesgo el cual consiste responder a la pregunta “¿Se podrá construir?”. El riesgo más importante es aquel que tiene que ver con la familiaridad de los usuarios y analistas  con la aplicación. La familiaridad con la tecnología es otro riesgo cuando la empresa no ha usado dicha tecnología.

 

Aspectos a considerar:

  • Familiaridad con la aplicación: a menor familiaridad mayor riesgo.
  • Familiaridad con la tecnología: menor familiaridad genera mayor riesgo.
  • Tamaño del proyecto: proyectos grandes conllevan mayor riesgo.
  • Si existe la tecnología necesaria para cubrir las demandas del nuevo proyecto.
  • Si el sistema puede crecer y actualizarse con facilidad.
  • Facilidad de acceso y seguridad de los datos.
  • Soporte técnico y de capacitación a los usuarios.

 

Factibilidad económica: ¿Debemos instalarlo?

 

El análisis de la factibilidad económica se conoce mejor como análisis de costo-beneficio que identifica  los costos financieros y los beneficios asociados con el proyecto. Si se instala debe ser una buena inversión para la empresa. Los beneficios financieros deben superar o igualar a los costos.

Aspectos a considerar:

  • Costos de desarrollo.
  • Costos operacionales.
  • Beneficios anuales (ingresos y ahorros).
  • Costos y beneficios intangibles.

 

Identificación de Costos y beneficios

 

La factibilidad económica tiene impacto un financiero en cuatro categorías: 1) costos de desarrollo, 2) costos operacionales, 3)beneficios tangibles, y 4) costos y beneficios intangibles.

 

Identificación de costos y beneficios

 

2005

2006

2007

2008

2009

Beneficios

 

 

 

 

 

 

Aumento de ventas

 

 

 

 

 

 

Mejor servicio al cliente

 

 

 

 

 

 

Reducción costos de inventario

 

 

 

 

 

Total beneficios

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Costos de desarrollo

 

 

 

 

 

 

4 Servidores

 

 

 

 

 

 

Impresoras

 

 

 

 

 

 

Hardware y software

 

 

 

 

 

 

Adiestramiento en desarrollo

 

 

 

 

 

 

Licencias de software

 

 

 

 

 

 

Espacio y equipo de oficina

 

 

 

 

 

 

Costo conversión de datos

 

 

 

 

 

Total costos de desarrollo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Costos operacionales

 

 

 

 

 

 

Hardware

 

 

 

 

 

 

Software

 

 

 

 

 

 

Reparación hardware

 

 

 

 

 

 

Cargos de comunicaciones

 

 

 

 

 

 

Adiestramiento usuarios

 

 

 

 

 

 

Upgrades hardware y software

 

 

 

 

 

 

Salario técnicos de operación

 

 

 

 

 

Total costos operacionales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total costos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beneficios netos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Asignación de valores a los costos y beneficios

 

La mejor estrategia para estimar costos y beneficios is acudir a las personas expertas en la materia. Por ejemplo, para calcular costos y beneficios relacionados con tecnología, sería bueno hacer consultoría externa con las compañías relacionadas con el SI.

 

Lo que se hace un poco más difícil es la cuantificación de costos y beneficios intangibles. Generalmente este tipo de costos y beneficios se reflejan en otros renglones de forma indirecta. Suponte que debido a la implantación de un nuevo sistema de servicio al cliente se reducen las querellas un 15% cada año durante 3 años, cuyo gasto de esa partida en cargos de teléfono y operadores de teléfono es de $100,000. A partir de este dato tenemos unos números tangibles para calcular costos y beneficios.

 

Factibilidad organizacional: ¿Si lo instalamos, será bienvenido?

 

La factibilidad organizativa del sistema se refiere  a si el sistema será bien aceptado por los usuarios e incorporado en las operaciones de la organización.

 

Aspectos a considerar:

  • Defensor del proyecto.
  • Manejo de los más antiguos. Resistencia al cambio.
  • Usuarios. ¿Los usuarios están de acuerdo con el nuevo sistema?. ¿El sistema aumentará la productividad de los empleados?
  • Accionistas y otro personal.
  • ¿Mejorará la integración con otras áreas?

 

Aplicación de los conceptos de factibilidad al caso seleccionado

 

Análisis de factibilidad

Factibilidad técnica (Riesgos)

Familiaridad con la aplicación:

 

 

Familiaridad con la tecnología:

 

Tamaño del proyecto:

 

 

Factibilidad económica

Ver la hoja de cálculo.

 

Costos de desarrollo:

 

Costos operacionales:

 

Beneficios anuales (ingresos y ahorros):

 

Costos y beneficios intangibles:

 

 

Factibilidad organizacional

 

Defensor del proyecto (¿Quiénes de la gerencia lo defienden?:

 

Manejo de los más antiguos:

 

Usuarios. ¿Los usuarios están de acuerdo con el nuevo sistema?. ¿El sistema aumentará la productividad de los empleados? ¿Se interesaron y participaron durante el proceso?

 

 

Accionistas.

 

Comentarios adicionales:

 

 

 

OTRO MODELO DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

 

  1. Comprender el problema

 

  1. Definir el alcance y las urgencias del proyecto

 

  1. Observar sobre el terreno

o            Análisis de los organigramas de la empresa

o            Llevar a cabo entrevistas

o            Revisar documentación

o            Observar la operación y obtener información

o            Conducir una encuesta entre los usuarios

 

  1. Estimar los beneficios del proyecto

 

  1. Estimar el tiempo y el costo del desarrollo del proyecto

 

  1. Presentar resultados y recomendaciones a la administración